Så kan du som konsult mejla mer effektivt

Massor av studier visar att en av våra mest tidskrävande uppgifter är att byta mellan uppgifter. Som konsult är det dåliga nyheter, eftersom mitt jobb kräver att jag växlar både mellan uppgifter och kunder. Det blir extra tydligt för mig när jag går igenom mejlen, eftersom att det är där jag direkt möts av många olika uppgifter och kunder.

Därför har jag börjat jobba med etiketter på mejlen och direktlänkar till dem för att bli effektivare. Hittills fungerar det riktigt bra.

Jag tar det från början!

Tidsblockering för ökad effektivitet

Jag har märkt att ett av de mest effektiva sätten att arbeta på är att använda tidsblockering. Kort sagt betyder det att du delar upp dina dagar i block och fokuserar på en viss uppgift, mål eller kund under den tiden.

Att använda tidsblockering är ett utmärkt sätt att undvika multitasking och växla mellan uppgifter, vilka båda gör dig mindre effektiv eftersom du kommer att ha en växlingstid.

Något du behöver lära dig att hantera när du använder tidsblockering är distraktioner. I vår uppkopplade värld finns distraktioner överallt, skapade för att fånga vårt intresse. Ett exempel är när du har arbetat med en uppgift för en kund och att du är redo att skicka den över. Du öppnar din mejl och BAAAM! Där finns det där svaret som du har väntat på från en annan kund, en ny potentiell kund har fyllt i ditt formulär online, och åh kolla, en rabatt på en ny dator!

Vänta… Vad gjorde jag nu igen?

Du känner säkert igen dig själv. Det är lätt att bli indragen i mejlen och ta tag i nya saker, istället för att skicka just det mejl du skulle skicka.

Därför har jag börjat använda etiketter på min mejl. Det innebär att när jag ska skicka ett mejl till en kund, öppnar jag det filter i mejlen som tillhör just den kunden. Tadaaa! Ingen distraktion.

Eller okej, det kan såklart fortfarande finnas en ny uppgift från just den kunden, vilket gör att du fortfarande behöver stänga ute några distraktioner. Det betyder också att det inte är en perfekt lösning, men jag är säker på att det kommer att förbättra ditt fokus när du mejlar.

Idén är baserad på att använda automatiska filter och mappar i din e-post.

Du kan göra lösningen mer avancerad om du vill det, men nu går vi igenom grunderna.

Hur du skapar mejletiketter

1. Lista alla dina kunder

För att automatisera så mycket som möjligt börjar du med att lista alla dina kunder.

Till skärmdumparna i det här inlägget har jag valt att göra den praktiska delen av övningen med min faktureringsmail, för att skydda mina kunders integritet. Därför listar jag istället några av de tjänster vi som byrå använder

  • Slack
  • Asana
  • Ahref
  • Github

2. Skapa mappar eller etiketter i din inkorg

Jag använder Gmail (på engelska), så för att gå vidare ställer jag in etiketter baserat på de kategorier som definieras i steg 1.

1. Navigera till inställningar

2. Gå till etiketter och välj “Create new label”

Du måste bläddra lite för att se knappen “Create new labels”.

3. Skapa ett filter för varje kund

4. Ställ in automatiska filter

Nästa steg är att ställa in automatiska filter. Navigera till “Filter and Blockerade Adresser” och välj “Create a new filter”.

Börja skapa ditt filter genom att begränsa sökningen. Jag brukar börja med namnet på kunden och se vad jag hittar. Testa dina filter genom att trycka på sök.

Du kan även filtrera med hjälp av kundens domän, till exempel *@slack.com.

När du är nöjd med listan över de mejl som dyker upp, trycker du på ”Create filter” bredvid sökknappen.

Lägg till etiketten du just har skapat för det filtret. Jag markerar också “Never send to spam” och “Also apply filter to x matching conversations”.

När du trycker på ”Create filter” igen är du klar! Nu kommer alla mejl från den klienten att ha den etikett du valt.

3. Skapa ett bokmärke till den mappen

För att avsluta vill du skapa ett bokmärke som genväg till vyn med alla mejl till den kunden.

I den vänstra menyn hittar du en lista med dina etiketter. Klicka på passande etikett.

URL: en kommer att ändras till något liknande:https://mail.google.com/mail/u/2/#label/Slack

Avsluta genom att skapa ett bokmärke. Om du använder Chrome är det stjärnan i webbadressfältet.

Du är klar! YAY. Bra jobbat!

Från och med nu – när du arbetar med tidsblockering för den kunden, eller när du vill skicka eller svara på e-post – använd direktlänken till den kategorin och undvik distraktioner. Nu kör vi!

Författare

Annelie Näs

Jag är en högenergisk rödtott (fast egentligen är jag faktiskt blond – men ingen vet det) från norra Sverige, som alltid är på språng. En typisk entreprenör med för mycket saker att göra! Eller, nej. Jag måste rätta mig själv. Mitt problem är inte att jag har för mycket att göra, det är att jag inte vill göra mindre för jag älskar allt. Det är så mycket jag tycker är kul! Däremot finns det en sak de alla har gemensamt – förändring. Mitt mål är att hjälpa så många människor...